Entdecken Sie Buchhaltung und Prüfung auf Amazon in dieser Episode des wemarket-Podcasts! Hören Sie rein für nützliche Tipps, wie Sie Ihre Finanzen im Griff behalten!
Thomas Haurum
Hat Ihr Steuerberater Schwierigkeiten, Amazon zu verstehen, weil die Buchhaltung dort extrem kompliziert ist?
Erhalten Sie Tipps und Tricks dazu von Jens, Head of Amazon bei wemarket, in dieser Podcast-Episode.
Thomas (T): Herzlich willkommen zur Episode 30 des wemarket-Podcasts.
Heute sprechen wir – und er weiß es noch nicht – über Buchhaltung und Prüfung auf Amazon. Also ein herzliches Willkommen an dich, Jens.
Jens: Danke.
T: Head of Amazon bei wemarket. Gut, ich habe es jetzt direkt vorweggenommen, bevor wir ins Thema Buchhaltung und Prüfung einsteigen.
Aber das ist ein ganz spezielles Thema, das viele beschäftigt, weil es anscheinend unglaublich kompliziert ist. Und auch einige deutsche Steuerkanzleien haben Schwierigkeiten, Amazon zu verstehen. Ich dachte deshalb, für jemanden wie mich, der überhaupt nichts über Buchhaltung weiß: Was genau ist das Problem? Warum ist die Buchhaltung bei Amazon so kompliziert?
J: Meine Erfahrung ist, dass es sehr schwierig ist, auf Amazon den Überblick zu behalten, wenn man sich täglich mit Buchhaltung beschäftigt, zum Beispiel als Steuerberater oder Buchhalter. Man möchte am liebsten einen klaren Abschluss machen können – also Plus und Minus müssen stimmen. Aber das ist bei Amazon eben sehr schwer. Der ganze Ablauf ist folgender: Sie verkaufen ein Produkt auf Amazon, Amazon zieht eine Verkaufsgebühr ab – je nach Produktpreis und Produktart.
Dann kommt noch eine Amazon FBA-Gebühr dazu, also wenn Amazon das Produkt versendet, sowie Marketingkosten. Es fallen viele verschiedene Ausgaben an. Wenn Sie dann eine Auszahlung von Amazon bekommen, erfolgt diese etwa alle 14 Tage mit einem Betrag, von dem alle angefallenen Ausgaben bereits abgezogen wurden.
Hinzu kommt, dass Sie nicht den gesamten Betrag erhalten, weil Amazon einen Teil als Reserve einbehält, falls Kunden etwas zurückgeben. Wenn Sie dann die Abrechnung von Amazon erhalten, möchten Sie natürlich genau wissen: „Ich habe 200.000 Euro von Amazon bekommen – für welche Bestellungen und welche Ausgaben genau?“ Am liebsten bis auf den letzten Cent.
T: Ja, denn ein Steuerberater und ein Buchhalter müssen das abgleichen können.
J: Genau.
T: Das muss passen.
J: Genau. Und das ist auf Amazon nicht möglich. Hier entstehen für viele die größten Probleme. Wir bei wemarket führen keine Buchhaltung durch. Wir wissen aber sehr viel darüber und können beim Abruf von Berichten und Anleitungen unterstützen. Aber wir können nicht exakt vorgeben, wie die Buchhaltung zu führen ist, da dies von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist.
Was wir jedoch immer vermitteln: Sie sollten Amazon in zwei Bereiche unterteilen. Einerseits die Liquidität – also die Zahlungseingänge, die Sie im Blick behalten müssen. Andererseits den eigentlichen Buchhaltungsteil, also die Verkaufserlöse der Bestellungen. In der Regel lädt man viele verschiedene Berichte von Amazon herunter. Es ist jedoch schwer herauszufinden, welcher Bericht am besten passt.
T: Ja, das ist dann der Bericht, den man dem Buchhalter und Steuerberater gibt, damit diese ihn für den betreffenden Zeitraum aufschlüsseln. Ist das alles in Amazon abrufbar?
J: Ja, das ist dort verfügbar.
Man findet dort alles, muss jedoch wissen, wie man sich zurechtfindet – was oft eine Herausforderung ist. Aber natürlich ist es lösbar. Wichtig ist, ein Verständnis dafür zu entwickeln: Man kann alle Bestellungen monatlich, wöchentlich oder sogar täglich buchen – das bleibt einem selbst überlassen.
Der Betrag, den man von Amazon überwiesen bekommt, ist jedoch nie der vollständige Umsatz, da bei Amazon immer noch offene Beträge bestehen, die noch ausgezahlt werden müssen. Es ist oft schwer, diese Beträge exakt abzugleichen.
T: Du sagst, dass Buchhaltung keine Dienstleistung von wemarket ist. Ich will nicht behaupten, dass du lügst, aber ich habe schon erlebt, dass es so große Probleme gab, dass wir tatsächlich vor Ort waren, um mit dem Buchhalter alles durchzugehen.
Aber wie du sagst: Wir können über die Schulter schauen und Hilfestellung leisten. Das ist aber, so wie ich es verstehe, genau das, was für die meisten die größten Kopfschmerzen verursacht – eben diese Buchhaltung.
J: Ja, das ist tatsächlich so.
T: Und dann die Organisation und die Controller dazu zu bringen, das zu verstehen.
J: Ja, definitiv. Jedes Mal, wenn wir einen neuen Kunden bekommen, der noch nie auf Amazon verkauft hat, setzen wir uns mit ihm zusammen. Sobald man erste Umsätze auf Amazon erzielt und die ersten Auszahlungen erhält, gehen wir gemeinsam durch: Wo finden Sie Ihre Rechnungen für die Ausgaben auf Amazon?
Welchen Bericht brauchen Sie, um Ihren Umsatz zu buchen? Wie lesen Sie die Abrechnung, die Sie von Amazon erhalten? Wo sehen Sie, was Sie an Umsatzsteuer in Deutschland abführen müssen, wenn Sie eine deutsche Umsatzsteuer-ID haben und Ihre Ware in Deutschland lagert? Wo sehen Sie, was in andere Länder versendet wurde, damit Sie dies beim deutschen Finanzamt melden können?
Das machen wir bei allen neuen Kunden.
T: Was macht man, wenn man zum Beispiel in Frankreich verkaufen möchte? Nutzt man dann weiterhin FBA in Deutschland mit deutscher Umsatzsteuer-ID, oder benötigt man eine französische Umsatzsteuer-ID?
J: Es gilt folgender Grundsatz: In dem Land, in dem Sie Lagerbestand haben, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-ID. Liegt Ihr Lager in Frankreich und Sie versenden an französische Kunden, benötigen Sie eine französische Umsatzsteuer-ID. Haben Sie Lager in Frankreich, versenden aber nicht an französische Kunden, brauchen Sie keine französische Umsatzsteuer-ID.
Sie können also das deutsche Lager nutzen, um an französische Kunden zu liefern.
T: Genau, das meine ich. Ist das die übliche Praxis – Verkäufe über Ländergrenzen hinweg?
J: Ja, das ist am Anfang üblich. Wenn die Verkäufe in Frankreich deutlich steigen, kann es sinnvoll sein, eine französische Umsatzsteuer-ID zu beantragen und die Ware auf einem Amazon-Lager in Frankreich zu lagern – das ist näher am Kunden, steigert den Umsatz und ist meist kosteneffizienter, da Sie weniger Gebühren und Cross-Border-Gebühren zahlen.
So macht man es in der Regel.
T: Ich habe schon gesehen, dass auf Facebook ein Buchhalter eine Rechnung oder einen Nachweis für Ausgaben angefordert hat. Dann wurde für einen bestimmten Zeitraum ein Bericht erstellt, aber aufgrund verschiedener Einstellungen auf Facebook oder der Kreditkarte stimmten die Beträge nicht überein. Und das war schon bei nur zwei Variablen oft problematisch.
Und du sagst, dass bei Amazon so viele zusätzliche Posten abgezogen und reserviert werden, dass es extrem komplex ist. Wie viel Zeit muss man investieren? Wenn ich beispielsweise 5 oder 100 Produkte auf Amazon habe – hängt die Komplexität vom Umsatz oder von der Artikelanzahl ab?
J: Es hängt vom Umsatz ab.
T: Also von der Anzahl der Transaktionen?
J: Genau, denn in der Regel bucht man für einen bestimmten Zeitraum und weiß dann, welche Datei man von Amazon herunterladen muss. Manche buchen alles manuell, andere importieren die CSV-Datei direkt ins Buchhaltungsprogramm, das dann die Spalten den passenden Konten zuordnet.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Buchhaltung nur ein Aspekt ist. Das Thema Umsatzsteuerabrechnung – wann und wo – ist von Land zu Land unterschiedlich. Es lohnt sich, hier auf die Zusammenarbeit mit Drittanbietern zurückzugreifen: Amazon arbeitet mit vielen spezialisierten Unternehmen zusammen, die sowohl Umsatzsteuer-IDs beantragen als auch die Umsatzsteuerabrechnungen für Sie erledigen können.
T: Ich würde gern einen Link zu diesen Drittanbietern in die Shownotes legen, aber ich werde das für diese Episoden nicht schaffen. Wer Bedarf an einer Drittanbieterprüfung hat, kann einfach eine E-Mail an jv@wemarket.dk/dexx senden.
J: Wir erleben, dass dies unglaublich frustrierend sein kann. Es ist auch für uns nicht einfach, aber wir bekommen jedes Unternehmen – jedes Mal – durch diesen Prozess.
T: Wie viel Zeit sollte man dafür einplanen, oder wie viel Zeit investieren Kunden im Vergleich zum Amazon Marketing, oder kann man das gar nicht vergleichen?
Man muss auf jeden Fall Zeit einplanen – es ist aufwendig.
J: Ja, das auf jeden Fall, und wiederum: Es hängt vom Umsatz ab. Verkaufen Sie für 100.000 Euro bei 100 Bestellungen, ist es nicht so kompliziert. Haben Sie 20.000 Bestellungen, sieht das ganz anders aus.
T: Das Schlimmste ist tatsächlich, zu wenig zu verkaufen und dann nicht motiviert zu sein, das richtig zu lösen.
J: Genau. Und ich glaube, das ist auch das, was wir manchmal erleben. Lustigerweise hat mich direkt vor dieser Aufnahme jemand angerufen und gefragt, ob wir bei der Buchhaltung helfen können.
Das war ein relativ neues Unternehmen auf Amazon. Es ist einfach wichtig, das von Anfang an richtig zu machen. Denn wenn der Umsatz erst einmal skalieret und explodiert, ist es ärgerlich, die Buchhaltung nicht im Griff zu haben.
T: Wir waren vor ein paar Wochen auch bei einem anderen Großunternehmen, das das nicht im Griff hatte. Da gab es offene Vorgänge, die schon ein halbes Jahr alt waren, oder Gelder, die nicht eingegangen waren.
J: Ja, das betrifft besonders den Amazon Vendor-Bereich. Aber auch dort ist es so: Bei Vendor senden Sie eine Rechnung an Amazon und erhalten die Überweisung. Allerdings kann es passieren, dass Amazon sagt: „Wir zahlen nicht den vollen Betrag, wir meinen, wir müssen nur diesen Betrag zahlen.“ Dann müssen Sie alle Einwände einzeln geltend machen.
T: Ah ja, das waren die Claims, die fehlten.
J: Wir haben Kunden, die so groß sind, dass vier Mitarbeitende in Polen ausschließlich Einsprüche gegen Abrechnungen von Amazon bearbeiten. Und das Erstaunliche: In 80% der Fälle bekommen sie recht.
T: Wahnsinn.
J: Ja, das ist viel Geld.
T: Es lohnt sich also – das ist das zweite Fazit dieser Episode. Ich hoffe, Sie hören noch zu, denn Buchhaltung und Prüfung sind definitiv nicht mein Lieblingsthema. Aber danke, Jens, dass du uns hier Einblicke gegeben hast.
J: Gern geschehen.
T: Wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, sobald eine neue Episode erscheint, können Sie sich auf wemarket-digital.de/blog/podcast anmelden. Einen schönen Tag noch.
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